Verificar una empresa antes de firmar: los registros oficiales

Una colaboración con una marca, un contrato de agencia, un proveedor que monta su tienda: a medida que crece una actividad de creador, las firmas se multiplican. La mayoría salen bien. Las que salen mal suelen tener algo en común: nadie comprobó, antes de firmar, que la empresa de enfrente existía con el nombre anunciado, que seguía activa y que la persona que firmaba estaba facultada para hacerlo.

Esta comprobación no requiere suscripción ni intermediario. Los registros oficiales son públicos, y buena parte de su contenido se consulta gratis en línea. Eso sí, hay que saber cuál abrir y qué mirar en él.

Qué comprobar, por orden

1. La identidad exacta: denominación, forma jurídica, número de inscripción, dirección del domicilio social.
2. La situación: ¿la empresa está activa, dada de baja o sometida a un procedimiento de insolvencia?
3. Los administradores: ¿la persona que le escribe o que firma figura entre los representantes legales?
4. La antigüedad y los cambios recientes: fecha de constitución, traslados de domicilio social, cambios de nombre o de administrador.
5. Las cuentas, cuando se publican: indican si la empresa tiene medios para pagar lo que promete.
6. El número de IVA intracomunitario, si figura en el contrato o en la factura.

Ninguno de estos puntos demuestra por sí solo que un socio sea fiable. Juntos, descartan las situaciones más habituales: la sociedad que no existe, la que ha cesado su actividad, la que cambia de nombre de un año para otro o el interlocutor que no tiene ningún vínculo con la empresa cuyo logotipo utiliza.

En Francia: el Annuaire des Entreprises como punto de partida

El primer reflejo es el Annuaire des Entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr), un servicio público desarrollado por la Dirección interministerial de lo digital francesa (DINUM). Es gratuito y no requiere cuenta. Se puede buscar por nombre, por número SIREN o SIRET, o por nombre de administrador.

El Annuaire no lleva un registro propio: reúne los datos abiertos de varias administraciones, entre ellas el INSEE (directorio Sirene) y el INPI (Registro nacional de empresas). Muestra la dirección, la fecha de constitución, la actividad declarada (código NAF/APE), la situación administrativa y los administradores. También permite descargar un justificante de inscripción en el Registro nacional de empresas.

El INPI y el Registro nacional de empresas

Desde el 1 de enero de 2023, toda empresa que ejerce en Francia una actividad mercantil, artesanal, agrícola o independiente está inscrita en el Registre national des entreprises (RNE, Registro nacional de empresas), cuyo operador es el INPI. Sustituyó al registro nacional mercantil y de sociedades, al registro de oficios y al registro de explotaciones agrícolas.

En data.inpi.fr, la ficha de una empresa se consulta sin cuenta: denominación, SIREN, forma jurídica, capital social, representantes, domicilio social, establecimientos. Para los documentos en sí —escrituras, estatutos, cuentas anuales— hay que crear una cuenta gratuita. Algunas sociedades depositan sus cuentas con una declaración de confidencialidad: que falten las cuentas no significa necesariamente que no se hayan depositado.

El BODACC, para los acontecimientos

El registro ofrece una fotografía; el Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC, boletín oficial de anuncios civiles y mercantiles) cuenta la historia. En él figuran las inscripciones, las modificaciones, las bajas, las ventas y cesiones, los avisos de depósito de cuentas y, sobre todo, los procedimientos de insolvencia. Los anuncios publicados desde 2008 se consultan gratis, y un servicio de alertas, también gratuito, avisa de cada nuevo anuncio sobre una empresa que se sigue.

Antes de un contrato que compromete varios meses de trabajo, un procedimiento de insolvencia abierto recientemente es la información más importante que hay que conocer. No impide firmar, pero cambia la forma en que se le pagará, y en qué orden.

En Bélgica: el Banco-Cruce de Empresas

En Bélgica, la referencia es el Banco-Cruce de Empresas (BCE en francés, KBO en neerlandés), gestionado por el SPF Economía. Cualquiera puede consultar gratis los datos públicos de las empresas en el sitio Public Search: número de empresa, estado, situación jurídica, fecha de inicio, denominación, dirección del domicilio social.

La ficha remite directamente a dos fuentes complementarias: las publicaciones en los Anexos del Moniteur belge (el boletín oficial belga), donde se publican en particular los estatutos y los cambios de administradores, y la Central de Balances del Banco Nacional de Bélgica, donde las sociedades depositan sus cuentas anuales.

En el Reino Unido: Companies House

Para una sociedad británica, el servicio «Find and update company information» de Companies House da acceso gratuito a la información básica (domicilio registrado, fecha de constitución), a los administradores actuales y anteriores, a los nombres anteriores, a las garantías inscritas, a la información sobre insolvencia y a las imágenes de los documentos depositados.

Había una crítica recurrente: la información se declaraba sin ningún control de identidad. Desde el 18 de noviembre de 2025, toda persona nombrada administradora debe verificar su identidad, y los administradores ya en el cargo lo hacen al presentar su siguiente declaración anual de confirmación. La reforma es reciente: un historial antiguo debe leerse todavía con prudencia.

El número de IVA: VIES

Si su socio está establecido en otro país de la Unión y le factura con un número de IVA intracomunitario, la herramienta VIES de la Comisión Europea comprueba que ese número está registrado en la base nacional correspondiente. VIES no es una base de datos: es un motor que consulta a las administraciones tributarias en el momento de la búsqueda. Una respuesta «no válido» significa que el número no está registrado en la base del país. Según el Estado, el nombre y la dirección asociados se muestran o no.

Cuando el socio está en otro lugar

Cada país lleva su propio registro, con sus identificadores, su idioma y sus normas de publicación. Para una empresa alemana, italiana o neerlandesa, el portal europeo e-Justicia recoge los registros mercantiles de los Estados miembros y remite a cada uno de ellos.

Cuando se verifican con regularidad empresas de varios países, también se puede recurrir a un directorio que agrega esos registros abiertos. Ese es el objeto de Propecto, un directorio de empresas multipaís construido sobre los datos abiertos de los registros públicos. Propecto lo edita DYONYSOS, igual que Agoeon: lo mencionamos porque responde a esta necesidad, no porque sustituya a la fuente. Para un contrato importante, la ficha del registro oficial sigue siendo la referencia que hay que consultar en último lugar.

Lo que los registros no dicen

Un registro confirma que una empresa existe y quién la dirige. No dice nada de cómo trata a sus socios, ni de la solidez de una promesa verbal. Dos gestos completan la verificación: pedir que el contrato mencione el número de inscripción y la dirección del domicilio social, y después comprobar que coinciden exactamente con la ficha del registro.

Una letra de diferencia en la denominación, un número que remite a otra sociedad, una fecha de constitución muy reciente para una empresa que se presenta como establecida desde hace tiempo: ninguna de estas señales es una prueba. Todas merecen una pregunta, planteada antes de firmar y no después.